Autor: Andrea Alvarado – Coordinadora de la comisión ITO de Agexport
A pesar del fuerte golpe económico y de salud a nivel mundial provocado por la llegada y expansión de la pandemia por COVID-19; la sociedad se ha visto forzada a trasladar la mayoría de sus actividades al ambiente digital. Claro, no todos los puestos de trabajo son aptos para trabajo remoto o trabajo en casa, pero ¿por que no intentarlo?
Las reuniones presenciales, se trasladaron a reuniones virtuales. Los eventos, ferias, congresos y educación son ahora virtuales. Incluso la gestión empresarial tiene industrias que operan casi en un 100% de forma remota.
El alto tan abrupto que las restricciones y el distanciamiento social provocó en la rutina diaria no solo del país, sino del mundo, permitió mucho espacio para innovación, optimización de recursos, y en general, en formas de seguir funcionando como antes se hacía, pero con las limitantes de ahora que parecen no tener un fin cercano.
Todas estas situaciones extremas que la sociedad en general tuvo que vivir de un instante al otro permitieron que el esquema digital resaltara entre un universo de caos y duda. La necesidad de continuidad ha sido clave durante estos meses y por lo mismo, la tendencia en el uso de ciertas soluciones digitales para resolver esa necesidad significó una luz al final del camino para muchos.
Fue la oportunidad para este “experimento” llamado Trabajo Remoto. Aquellas compañías, instituciones y entidades que sabían sobre este potencial pero no habían tenido la oportunidad de intentarlo, finalmente pudieron hacerlo y llegó el momento de que cada colaborador mostrara su responsabilidad, compromiso y sobre todo demostrar que sí es posible ser productivo desde un entorno laboral distinto.
Hoy en día muchas empresas y puestos de trabajo se han convertido en el famoso “home office” y ha rendido sus frutos. Los beneficios han sido impactantes, por que con ligeros cambios como el tiempo de desplazamiento entre casa-trabajo o trabajo-reuniones se ha aligerado el nivel de estrés y cansancio; y ni hablar sobre la reducción en gastos de transporte y alimentación.
Claro, que se han presentado algunos retos, para las empresas, pero aquí te dejamos algunos tips para empezar a resolver cada uno de ellos.
PARA LAS EMPRESAS
¿Cómo garantizo que el equipo está trabajando en casa, si no lo veo?
- No te preocupes, primero es importante definir políticas internas sobre trabajo interno.
- Asegúrate que todo el equipo comprenda el por qué de la política y garantiza el compromiso con ellos.
- Ayúdate con herramientas digitales; hoy en día hay un sin fin de herramientas digitales guatemaltecas que ayudan no solo a llevar un mejor control de los proyectos, tareas, tiempos y metas cumplidas, sino también algunas de monitoreo de tiempos de conexión, accesos y otros.
- Cambia un poco el mindset. No siempre 8 – 10 horas de trabajo significan productividad al 100. Orienta a tus equipos a trabajar por resultados, con objetivos muy claros e indicadores de cumplimiento.
- Confía y se flexible: un colaborador valora principalmente la confianza que su empleador le da para cumplir con sus asignaciones.
¿Cómo garantizar el trabajo en equipo efectivo?
- Esto es más complejo por que al no estar “en un mismo lugar” la tendencia es hacia el aislamiento y trabajo solitario. Fomenta proyectos colaborativos, nuevas iniciativas, sesiones de generación de ideas.
- Permite una participación activa en las reuniones, escucha nuevas soluciones y da espacio a los colaboradores a ejecutarlas.
- Garantiza que todos se conozcan, abre espacios (virtuales) donde el equipo se pueda presentar, compartir ideas, compartir su trabajo y también discutir sobre sus intereses.
¿Dónde encuentro personas dispuestas a trabajar de forma remota?
- La solución está frente a nosotros. Hay un gran número de aplicaciones y plataformas en línea especialmente diseñadas para buscar talento. Imagina que aquella persona que buscas está en otro departamento del país y ahora tienes la posibilidad de acceder a ella, darle un empleo y al mismo tiempo inspirar a quienes le rodean a estudiar, capacitarse y buscar también un empleo remoto. Simplemente es crecimiento y superación para todos.
- Ayúdate de bolsas de empleo ya existentes, ferias virtuales, redes sociales y otras iniciativas interesantes que existen en Guatemala para encontrarlos.
- Referidos: seguramente encontrarás al “familiar” o “amigo” de alguno de tus colaboradores que buscaba la oportunidad de ser parte de una empresa como la tuya.
¿Cómo genero engagement con la empresa?
- Si bien es complejo, no es imposible. Los detalles y espacios virtuales son importantes. Si antes celebraban un cumpleaños en conjunto, ahora se puede hacer virtual, con una videollamada o una llamada grupal, generas ese acercamiento entre todos.
- Permite a los colaboradores aportar ideas y sugerir cambios. Las mejores ideas vienen de quienes necesitan un cambio, escúcha e implementa.
- No es necesario gastar, pero si tu presupuesto te lo permite, no está de más un detalle en nombre de la empresa, como constante recordatorio de que todos formamos parte de algo más grande y de un lugar que aprecia nuestro trabajo.
¿Cómo traslado a todos a trabajo remoto?
- Recuerda que no todos los puestos son aptos para trabajo remoto. Normalmente los puestos administrativos, estratégicos y comerciales son los más flexibles para esta modalidad de trabajo. Para ciertas industrias y ciertos tipos de puestos más operativos, lamentablemente el trabajo remoto no es la solución.
- Primero evalúa cuales son aquellos puestos que sí podrían trabajar desde casa, normalmente estos son aquellos que no requieren de maquinaria, insumos o procesos de producción o servicio al cliente directo.
- Después, enfócate en la comunicación. Implementa políticas y asegúrate que todos comprendan por qué se les dará la oportunidad de trabajar desde casa y cuales son las condiciones; y también por qué no. Como seres humanos siempre buscamos el por qué de las cosas y si lo haces desde el inicio, la flexibilidad y comprensión de parte de todos es mayor.
¿Quieres saber más? Normalmente las gremiales empresariales como AGEXPORT te pueden proporcionar asesoría, sugerencias o incluso detalle de todo lo que puedas necesitar: desde cómo armar estas políticas internas, hasta cómo hacer la comunicación, qué herramientas utilizar y mucho más. Pregunta, siempre habrá alguien que te pueda ayudar.
¿Y NOSOTROS QUE?
Ahora, para aquellos que ya trabajamos desde casa, también ha sido un reto. Desde interrupciones hasta problemas técnicos, hemos pasado por casi todo. Aquí también algunos tips para un trabajo en casa eficiente.
No te estreses, esto terminará o aprenderás a trabajar distinto.
Interrupciones y ruidos
Si vives en Guatemala, inevitablemente existirá el típico sonido de una motocicleta, carro o transporte pesado pasando cerca; el señor de los helados, la oferta de frutas y mucho más. Incluso, muchas de las interrupciones y ruidos provienen de nuestro mismo domiciliar.
- Busca que tu área de trabajo sea lo más alejado posible a ventanas y puertas con acceso directo a calles, avenidas y espacios de tránsito. Si no es posible, intenta utilizar audífonos para aislar distracciones externas. Si se trata de reuniones, ten siempre a la mano o a la vista el botón de silencio.
- La cocina, comedor y sala normalmente no son el espacio adecuado por que son lugares de mucha concurrencia; si la distribución de tu casa lo permite, adapta un espacio alejado y más hermético como tu espacio de trabajo.
- Ahora, si este no es el caso o no, debes establecer “reglas” en casa. Señales, lugares y horarios donde todos sepan que estarás ocupado y que todos deberán evitar interrumpirte, hacer ruidos fuertes o cosas que puedan distraerte de tu trabajo.
- No te estreses. Todos estamos pasando por esta pandemia juntos y todos hemos aprendido y vivido distintas experiencias. Con seguridad, la persona con quien estas reunida o tu jefe comprenderá que es completamente imposible evitar que tu perro ladre, que toquen el timbre o que recibas una llamada en casa que genere ruido o interrupciones de este tipo.
Trabajo eficiente
- Establece metas para cada día. Define lo que harás y en cuanto tiempo lo harás y trata de finalizar tareas completas. Ahora, no te enganches y se realista, si una actividad completa te llevará más de 1 día laboral, separala en sub-tareas y termina esas. Si no lo haces de esta forma, te verás en un círculo vicioso de trabajo interminable donde nunca termines tu jornada y te frustres por no terminar.
- Date breaks. Normalmente en la oficina caminas para ir por un café, una reunión, platicar con un compañero, hacer una impresión. En casa esto no sucede, por eso es importante que te des pequeños descansos que te permitan despejar tu mente, respirar y sobre todo, que te hagan moverte de donde estás. Camina por tu casa, sírvete un snack saludable, respira, platica con tu familia.
- Evita las distracciones. Si bien puede sonar contradictorio al punto anterior, es importante que los breaks no se conviertan en distracciones largas. Si vas a ver un video o darle un vistazo a tus redes sociales, define tiempos y que esto no consuma todo tu tiempo efectivo. Recuerda también las reglas sobre distracciones y ruidos en casa.
- Utiliza herramientas digitales. La mayoría de veces, tu paquete empresarial ya incluye muchas herramientas muy útiles para gestionar tu tiempo, tus actividades y tus recursos. Si no los tienes hay muchos gratuitos que te pueden ayudar a visualizer de la forma que mejor te parezca cómo vas avanzando con tus tareas, tiempos y objetivos.
El balance
Normalmente es complejo establecer un balance entre el horario de trabajo y el horario fuera de él si estas en casa. Esto por que el espacio es el mismo, lo que cambian son las actividades.
- Nuevamente: reglas. Define un espacio para trabajar, un espacio para comer y un espacio para otras actividades; tiempos, metas y todo lo que te ayude a cumplir.
Enfócate en tu salud. Establece horarios de comida e intenta mantener la rutina de comidas que tenías previo al trabajo en casa (cuando cocinar, cuando comer y qué comer). Intenta no incrementar los snacks y si los vas a comer, que sean saludables. Hidrátate lo suficiente. Mantén una buena postura y si es posible invierte en una silla ideal para esto. Después o antes del trabajo, ejercítate en casa.
- Continúa con tu rutina: Levántate con suficiente tiempo antes de iniciar tu trabajo; báñate, vístete cómodamente y desayuna. Inicia tus labores y repite esto; hazlo con toda la familia para que todos mantengan una rutina. Pronto te acostumbrarás.
Aplica solo algunos de estos tips y seguramente la productividad remota será solo un paso natural hacia una nueva forma de trabajar para tu empresa y para ti.